4. 创建缩略语表

本章说明从加载文档到创建缩略语表的核心操作。

4.1 加载缩略语

选择 [加载] 按钮，会扫描文档、提取缩略语，并在缩略语网格中以一览显示。

指定加载范围

按下 [加载] 按钮本体，会以当前所选的范围模式进行扫描。通过按钮旁的展开菜单，可切换范围模式并进行排除设置。

菜单项	内容
加载整个文档	扫描整个文档的段落。
加载所选范围	仅扫描所选的段落。
读取所选范围之外	扫描所选范围以外的段落。
从光标处加载	从光标位置扫描到文档末尾（初始默认）。
不读取表格	将表格从扫描对象中排除。
不读取文本框	将文本框从扫描对象中排除。
QC 所选表格	将所选的缩略语表与缩略语词典进行比对（详情参照 9.2 缩略语表的 QC）。

所选的范围模式与排除设置会作为 [加载] 按钮的默认行为保留，并在下次启动时恢复。将鼠标悬停在 [加载] 按钮上，会以工具提示概要显示当前的范围模式与排除设置（例:“从光标处加载（不读取表格、文本框）”）。

加载中的显示

加载期间，操作控件会暂时被禁用，操作面板上部会显示进度横幅（引导您经过加载词典 → 扫描文档 → 检出修复事项等阶段）。加载完成后，进度横幅会自动消失。

存在未保存的编辑时

在存在未保存的已编辑项目的状态下执行加载，会显示提示编辑内容将被丢弃的确认对话框。继续后，编辑内容将被丢弃。

未指定项目的确认

在配置了项目词典的环境中，若在未指定项目的状态下尝试加载，可能会显示“未指定项目，是否继续加载？”的确认对话框（是否显示取决于主规则的设置）。

4.2 选择要输出的缩略语

从加载的缩略语中，选定要输出到缩略语表的项目。

通过勾选进行选定

勾选了复选框的项目将成为输出对象。取消勾选则被排除，且该排除状态在下次加载时也会保留（恢复勾选即可解除排除）。

仅使用一次的缩略语: 当设置中启用了“检查缩略语的使用次数”时，在文档中作为缩略语仅使用一次的项目无需输出到缩略语表，因此在加载时会自动取消勾选（仅以恰好使用 1 次为对象，与阈值的取值无关）。如需纳入输出，请手动重新勾选。

添加缩略语（拖放）

若要将加载时未提取到的缩略语纳入输出，可选中正文中的缩略语，并将其拖放到缩略语网格，即可作为缩略语项目添加。若所选范围包含多个段落，则按段落逐一注册项目。添加的项目（多段落时为首个）会变为选中状态，网格会自动滚动到该行。

若拖放的缩略语已在缩略语词典中注册，则会以补全其英语术语、中文术语的状态显示（未注册时则作为术语为空的项目添加，可在之后输入）。

编辑术语

英语列、中文列可内联编辑。在编辑区域可指定斜体、上标、下标格式。格式可通过以下键盘快捷键切换（也可从本地术语列表头的 [?] 图标显示一览）。

快捷键	格式
Alt + E	斜体
Alt + S	上标
Alt + D	下标

确定后即反映到术语，且术语单元格背景会以浅蓝色显示为已编辑。

将文档中的所选范围拖放到英语列、中文列的编辑区域，即可用拖放的文本（含格式）替换术语的值。

选择多个候选

对于在缩略语词典中存在多个候选（英语术语、中文术语的组合）的缩略语，会在术语单元格右端显示用于切换候选的菜单（▼）。

• 当文档中的全称与某个候选一致时，该候选会被初始选中，术语单元格以浅蓝色显示。
• 当与任何候选都不一致时，术语单元格以绿色显示，并初始选中分层词典优先级（个人 ＞ 项目 ＞ 主词典 ＞ 辅助）最高层的候选。

从菜单（▼）中选择候选后，英语术语、中文术语会更新为所选候选的内容。

多个候选的术语单元格也支持与单一候选相同的内联编辑。若要使用候选中没有的术语，可在术语单元格中直接输入进行编辑，并可使用与上文［编辑术语］相同的格式快捷键（斜体、上标、下标）及拖放（编辑后的术语会显示为已编辑，术语单元格背景为浅蓝色）。

联动图标: 在有多个候选的行中，会显示使英语列与中文列的候选选择联动的图标。默认为联动（开），选择候选时英语、中文会一起切换。选择图标解除联动后，即可分别选择英语列、中文列的候选（恢复联动时，中文侧会对齐到英语侧的候选）。

4.3 全称检查的确认与修复

对于提取出的缩略语，会检出记载规则的偏离（修复事项）。仍有修复事项的项目，其修复按钮（扳手图标）会以红色显示。

检出的修复事项

检出内容	默认修复方法
未记载全称	在首次出现处插入全称
全称与缩略语词典不一致	用词典值替换首次出现处的全称
全称记载于首次出现以外的位置	在首次出现处插入全称（并删除重复）
全称记载了 2 次以上	删除首次出现以外的全称
仅记载全称而未记载缩略语	将首次出现以外的全称处替换为缩略语
缩略语仅使用一次	删除缩略语，或替换为全称

无法修复的情形: 对于英语术语、中文术语均未输入的源自文档的缩略语（词典中未注册的缩略语），由于没有可插入、替换的词典术语，因此不会检出全称插入、替换类的修复事项，修复按钮被禁用。在加载后于网格上输入术语，便会根据该术语重新检出修复事项。

执行修复的方法

修复有以下方法。

• 单项修复: 选择有修复事项的行的修复按钮。
• 批量（依次）修复: 选择修复列的表头（“需要修复的 〇 项”），即可依次提示并修复剩余事项。
• 特定修复步骤: 从行的修复菜单中，选择并执行特定的修复步骤。

修复确认对话框

修复前会显示确认对话框，呈现对象的缩略语、英语术语、中文术语，以及即将进行的修复步骤。

• 修复语言: 可通过英语 / 中文单选按钮选择修复所用的语言。默认值为：当术语仅以一种语言注册时即为该语言，否则为对象范围的语言判定结果。当术语仅以一种语言注册时，另一种无法选择。
• 手动选择: 当无法自动确定全称范围（存在歧义）时，会提示“请在 Word 文档上手动选择正确的全称范围，然后点击 [执行修复]。”。在文档上选择正确范围后，按 [执行修复]。
• 通过 [跳过] 进入下一事项，通过 [关闭] 结束修复。

修复完成的项目，其修复按钮会被禁用（淡色）。

修订记录: 修复时是否将更改记录为 Word 修订遵循规则设置。默认情况下会记录：仅在修复期间自动启用修订，完成后恢复原状。如需在不记录修订的情况下执行修复，请与管理员协商更改规则。

4.4 搜索

可在文档中搜索所选缩略语的提取位置并移动到该处。[搜索] 按钮本体执行“搜索下一个”，通过按钮旁的菜单可选择以下模式。

模式	内容
搜索下一个	移动到下一个出现处。
搜索上一个	移动到上一个出现处。
搜索首项	移动到首个出现处。
搜索末项	移动到最后一个出现处。
从光标处搜索	移动到当前光标位置以后的首个出现处。

执行搜索时，会显示当前的搜索位置（“搜索中（当前 / 总数）”），可确认当前位于第几个出现处。相应的出现处会在文档正文侧被选中（高亮），画面会滚动到该位置。

段落构成变化时: 加载后若文档的段落被添加或删除，搜索、修复的参照位置会变旧，因此会显示警告消息，相应行的搜索、修复按钮会暂时被禁用。重新执行 [加载] 即可解除。此外，若仅编辑了段落内文本的一部分，搜索仍可正常工作。

4.5 创建缩略语表

选择 [创建] 按钮，会打开“创建缩略语表”对话框。基于已勾选的项目，将缩略语表插入到文档中。

创建选项

区分	设置内容
输出列	是否输出英语列、中文列。至少需输出其中一列。
列标题	缩略语、英语术语、中文术语各列表头的字符串。可从候选中选择，或直接输入指定。
样式	表格样式、标题行样式、表内样式。通过直接输入 Word 的样式名指定。
列宽	各列的宽度。直接输入数值（mm）（0 为自动）。

仅输出一列术语列时: 若仅输出英语列或中文列中的一列，则会将两术语列的合计宽度分配给该列，表格整体宽度与输出两列时相同。

各单元格中会反映缩略语、术语的格式（下标、上标、斜体）。标题行在跨多页时会重复显示。

差异更新

若文档的所选范围中存在已有的缩略语表，且其列数与输出列数一致，则可选择仅将差异反映到已有表格的更新方式。选择差异更新后，会以可识别的方式显示仅存在于所选表格中的项目，并通知新增、变更的数量。

[是] / [否] 的选择: 仅输出差异时选择 [是]，替换所选范围的整个表格时选择 [否]。

4.6 粘贴到正文

可将在缩略语网格中选择的缩略语、术语，按指定的分隔符与语言筛选粘贴到文档正文。通过 [粘贴] 按钮打开“粘贴项目”对话框。

区分	设置内容
粘贴的列	是否输出缩略语（始终包含）、英语术语、中文术语。
列分隔符	制表符、=、:、空格、逗号（、）、自定义（指定分隔符）。

粘贴会保留格式（斜体、上标、下标）。

创建一览表、粘贴后的自动重新加载: [创建] 与 [粘贴] 会改变文档的段落构成，但在这些操作之后内部会自动进行重新加载，因此不会显示警告，可继续进行搜索、修复。

4.7 AI 术语推测（可选）

对于词典中未登记的、来自文档的缩略语，可由 AI（大语言模型）推测其英语术语、中文术语，并补全到网格的相应列。本功能为可选（选择启用），仅在已配置 AI 连接地址的环境中才会显示 [AI 推测] 按钮。

发送的数据: 用于推测而发送的仅为目标缩略语，以及（可选的）其周边的最小上下文，不会发送文档正文的全文。发送目标仅限于部署时配置的封闭的 Azure OpenAI（不经由公开的生成式 AI 服务）。

执行推测

选择 [创建] 按钮左侧的 [AI 推测] 按钮，即可对词典中没有、且英语与中文术语均未填写的来自文档的缩略语进行批量推测，并将结果补全到网格。

通过按钮旁的展开菜单可切换以下选项。菜单中还会显示当前的对象数量与预计 token 量的参考值。

选项	内容
仅推测已勾选的项目	仅以已勾选的项目作为推测对象。
推测时使用段落文本	将检测位置周边段落的文本作为上下文发送，以提高推测精度（因发送量＝token 会增加，默认关闭）。

推测结果的确认（待确认）

由 AI 补全的术语会以“待确认”显示，配色与普通值、编辑值不同（妥当＝薰衣草色／需注意＝琥珀色）。将鼠标悬停在术语单元格开头的徽标上，可显示推测的依据与注意事项。

如需重新考量置信度较低的项目，可从徽标的弹出框中选择 [使用段落文本重新推测]，仅对该项目附加段落文本重新推测。

请务必确认内容: AI 的推测值并非最终值。请确认内容，并按需编辑。编辑术语单元格后，AI 标记会被取消，恢复为普通的已编辑显示（浅蓝色）（以人工确认为前提的运用）。推测的术语不会自动保存到词典。

在确认、编辑推测的术语后，可按“4.5 创建缩略语一览表”的步骤输出到一览表。

本地术语的语言（面向管理员）: AI 推测的本地术语的语言可在主规则中指定（默认为日语；也可指定中文、英语或其他任意语言）。如需更改规则，请咨询管理员。