4. 创建缩略语表
本章说明从加载文档到创建缩略语表的核心操作。
4.1 加载缩略语
选择 [加载] 按钮，会扫描文档、提取缩略语，并在缩略语网格中以一览显示。
指定加载范围
按下 [加载] 按钮本体，会以当前所选的范围模式进行扫描。通过按钮旁的展开菜单，可切换范围模式并进行排除设置。
| 菜单项 | 内容 |
|---|---|
| 加载整个文档 | 扫描整个文档的段落。 |
| 加载所选范围 | 仅扫描所选的段落。 |
| 读取所选范围之外 | 扫描所选范围以外的段落。 |
| 从光标处加载 | 从光标位置扫描到文档末尾（初始默认）。 |
| 不读取表格 | 将表格从扫描对象中排除。 |
| 不读取文本框 | 将文本框从扫描对象中排除。 |
| QC 所选表格 | 将所选的缩略语表与缩略语词典进行比对（详情参照 9.2 缩略语表的 QC）。 |
所选的范围模式与排除设置会作为 [加载] 按钮的默认行为保留，并在下次启动时恢复。将鼠标悬停在 [加载] 按钮上，会以工具提示概要显示当前的范围模式与排除设置（例:“从光标处加载（不读取表格、文本框）”）。
加载中的显示
加载期间，操作控件会暂时被禁用，操作面板上部会显示进度横幅（引导您经过加载词典 → 扫描文档 → 检出修复事项等阶段）。加载完成后，进度横幅会自动消失。
存在未保存的编辑时
在存在未保存的已编辑项目的状态下执行加载，会显示提示编辑内容将被丢弃的确认对话框。继续后，编辑内容将被丢弃。
未指定项目的确认
在配置了项目词典的环境中，若在未指定项目的状态下尝试加载，可能会显示“未指定项目，是否继续加载？”的确认对话框（是否显示取决于主规则的设置）。
4.2 选择要输出的缩略语
从加载的缩略语中，选定要输出到缩略语表的项目。
通过勾选进行选定
勾选了复选框的项目将成为输出对象。取消勾选则被排除，且该排除状态在下次加载时也会保留（恢复勾选即可解除排除）。
仅使用一次的缩略语: 当设置中启用了“检查缩略语的使用次数”时，在文档中作为缩略语仅使用一次的项目无需输出到缩略语表，因此在加载时会自动取消勾选（仅以恰好使用 1 次为对象，与阈值的取值无关）。如需纳入输出，请手动重新勾选。
添加缩略语（拖放）
若要将加载时未提取到的缩略语纳入输出，可选中正文中的缩略语，并将其拖放到缩略语网格，即可作为缩略语项目添加。若所选范围包含多个段落，则按段落逐一注册项目。添加的项目（多段落时为首个）会变为选中状态，网格会自动滚动到该行。
若拖放的缩略语已在缩略语词典中注册，则会以补全其英语术语、中文术语的状态显示（未注册时则作为术语为空的项目添加，可在之后输入）。
编辑术语
英语列、中文列可内联编辑。在编辑区域可指定斜体、上标、下标格式。格式可通过以下键盘快捷键切换（也可从本地术语列表头的 [?] 图标显示一览）。
| 快捷键 | 格式 |
|---|---|
| Alt + E | 斜体 |
| Alt + S | 上标 |
| Alt + D | 下标 |
确定后即反映到术语，且术语单元格背景会以浅蓝色显示为已编辑。
将文档中的所选范围拖放到英语列、中文列的编辑区域，即可用拖放的文本（含格式）替换术语的值。
选择多个候选
对于在缩略语词典中存在多个候选（英语术语、中文术语的组合）的缩略语，会显示用于选择候选的组合框。
- 当文档中的全称与某个候选一致时，该候选会被初始选中，术语单元格以浅蓝色显示。
- 当与任何候选都不一致时，术语单元格以绿色显示，并初始选中分层词典优先级（个人 ＞ 项目 ＞ 主词典 ＞ 辅助）最高层的候选。
选择候选后，英语术语、中文术语会更新为所选候选的内容。
该组合框不仅支持选择候选，也支持通过直接输入进行编辑。若要使用候选中没有的术语，可在组合框中直接输入以编辑术语（编辑后的术语会显示为已编辑，术语单元格背景为浅蓝色）。
联动图标: 在有多个候选的行中，会显示使英语列与中文列的候选选择联动的图标。默认为联动（开），选择候选时英语、中文会一起切换。选择图标解除联动后，即可分别选择英语列、中文列的候选（恢复联动时，中文侧会对齐到英语侧的候选）。
4.3 全称检查的确认与修复
对于提取出的缩略语，会检出记载规则的偏离（修复事项）。仍有修复事项的项目，其修复按钮（扳手图标）会以红色显示。
检出的修复事项
| 检出内容 | 默认修复方法 |
|---|---|
| 未记载全称 | 在首次出现处插入全称 |
| 全称与缩略语词典不一致 | 用词典值替换首次出现处的全称 |
| 全称记载于首次出现以外的位置 | 在首次出现处插入全称（并删除重复） |
| 全称记载了 2 次以上 | 删除首次出现以外的全称 |
| 仅记载全称而未记载缩略语 | 将首次出现以外的全称处替换为缩略语 |
| 缩略语仅使用一次 | 删除缩略语，或替换为全称 |
无法修复的情形: 对于英语术语、中文术语均未输入的源自文档的缩略语（词典中未注册的缩略语），由于没有可插入、替换的词典术语，因此不会检出全称插入、替换类的修复事项，修复按钮被禁用。在加载后于网格上输入术语，便会根据该术语重新检出修复事项。
执行修复的方法
修复有以下方法。
- 单项修复: 选择有修复事项的行的修复按钮。
- 批量（依次）修复: 选择修复列的表头（“需要修复的 〇 项”），即可依次提示并修复剩余事项。
- 特定修复步骤: 从行的修复菜单中，选择并执行特定的修复步骤。
修复确认对话框
修复前会显示确认对话框，呈现对象的缩略语、英语术语、中文术语，以及即将进行的修复步骤。
- 修复语言: 可通过英语 / 中文单选按钮选择修复所用的语言。默认值为：当术语仅以一种语言注册时即为该语言，否则为对象范围的语言判定结果。当术语仅以一种语言注册时，另一种无法选择。
- 手动选择: 当无法自动确定全称范围（存在歧义）时，会提示“请在 Word 文档上手动选择正确的全称范围，然后点击 [执行修复]。”。在文档上选择正确范围后，按 [执行修复]。
- 通过 [跳过] 进入下一事项，通过 [关闭] 结束修复。
修复完成的项目，其修复按钮会被禁用（淡色）。
修订记录: 修复时是否记录修订（修订记录）遵循设置。
4.4 搜索
可在文档中搜索所选缩略语的提取位置并移动到该处。[搜索] 按钮本体执行“搜索下一个”，通过按钮旁的菜单可选择以下模式。
| 模式 | 内容 |
|---|---|
| 搜索下一个 | 移动到下一个出现处。 |
| 搜索上一个 | 移动到上一个出现处。 |
| 搜索首项 | 移动到首个出现处。 |
| 搜索末项 | 移动到最后一个出现处。 |
| 从光标处搜索 | 移动到当前光标位置以后的首个出现处。 |
执行搜索时，会显示当前的搜索位置（“搜索中（当前 / 总数）”），可确认当前位于第几个出现处。相应的出现处会在文档正文侧被选中（高亮），画面会滚动到该位置。
段落构成变化时: 加载后若文档的段落被添加或删除，搜索、修复的参照位置会变旧，因此会显示警告消息，相应行的搜索、修复按钮会暂时被禁用。重新执行 [加载] 即可解除。此外，若仅编辑了段落内文本的一部分，搜索仍可正常工作。
4.5 创建缩略语表
选择 [创建] 按钮，会打开“创建缩略语表”对话框。基于已勾选的项目，将缩略语表插入到文档中。
创建选项
| 区分 | 设置内容 |
|---|---|
| 输出列 | 是否输出英语列、中文列。至少需输出其中一列。 |
| 列标题 | 缩略语、英语术语、中文术语各列表头的字符串。可从候选中选择，或直接输入指定。 |
| 样式 | 表格样式、标题行样式、表内样式。通过直接输入 Word 的样式名指定。 |
| 列宽 | 各列的宽度。直接输入数值（mm）（0 为自动）。 |
仅输出一列术语列时: 若仅输出英语列或中文列中的一列，则会将两术语列的合计宽度分配给该列，表格整体宽度与输出两列时相同。
各单元格中会反映缩略语、术语的格式（下标、上标、斜体）。标题行在跨多页时会重复显示。
差异更新
若文档的所选范围中存在已有的缩略语表，且其列数与输出列数一致，则可选择仅将差异反映到已有表格的更新方式。选择差异更新后，会以可识别的方式显示仅存在于所选表格中的项目，并通知新增、变更的数量。
[是] / [否] 的选择: 仅输出差异时选择 [是]，替换所选范围的整个表格时选择 [否]。
4.6 粘贴到正文
可将在缩略语网格中选择的缩略语、术语，按指定的分隔符与语言筛选粘贴到文档正文。通过 [粘贴] 按钮打开“粘贴项目”对话框。
| 区分 | 设置内容 |
|---|---|
| 粘贴的列 | 是否输出缩略语（始终包含）、英语术语、中文术语。 |
| 列分隔符 | 制表符、=、:、空格、逗号（、）、自定义（指定分隔符）。 |
粘贴会保留格式（斜体、上标、下标）。
创建一览表、粘贴后的自动重新加载: [创建] 与 [粘贴] 会改变文档的段落构成，但在这些操作之后内部会自动进行重新加载，因此不会显示警告，可继续进行搜索、修复。